10 Apr 2024
Project controls: the key to unlocking AI's potential for construction projects
The Role of the Planning Engineer and Project Controls Engineer
Planning and Project Controls Engineers require many skills to comply with the widespread demands. In this post we will specifically focus on the role of Planning Engineers and Project Controls Engineers for projects.
When reading through the endless search results while preparing this post on the role of the Planning Engineer and Project Controls Engineer, I came across a company’s website which showed their desperate need for people filling in roles related to project controls in their organisation. They were recruiting for:
- Planning Engineer
- Planning Manager
- Chief Planner
- Project Controller
- Construction Planner
- Principal Planner
- Senior Planner
- Head of Planning
- Scheduler
- Project Controls Manager
- Assistant Planner
- Project Planner
This gave me the idea to continue looking for project controls positions companies were trying to fill in. I came across all of these above, sometimes combined with terms as junior, senior, lead, head, manager, integral, or other profiles for which the names included the term ‘cost’ which is also considered part of project controls. On top of this, the terms schedule, planning and program(me) are used as substitutes for each other – geographical location is mostly the determining factor for the preference for one of these terms. Here I had my validation for the subject of this blog post. People with the talent and willingness to take up one of these positions are highly sought after, but often those positions and corresponding responsibilities aren’t very well known, mainly in smaller firms or on smaller projects.
Some of these positions exist on corporate level where the focus lies with integration of the project activity with corporate activity, aligning project goals with the company’s strategy or on a more practical level, implementation of the software packages, follow up on coherence with corporate guidance and regulation, and so on. In this post we will focus however on the role of Planning Engineers and Project Controls Engineers for projects.
Factors impacting responsibilities and daily tasks
Project Phase
Both Planning Engineer and Project Controls Engineer have a crucial role during all phases of the projects’ life cycle, but focus can differ depending on the phase. Early on, their assistance is required to determine the size (budget, duration, resources, impact on company or other stakeholders) of a potential project. After completion of the project, their input is still required for analyses leading to the substantiating of possible claims (both for submitting and countering claims), or even compiling information for a very valuable but often omitted ‘end of work-report’.
Project Size
The size of the project will of course largely impact the role of the planning and Project Controls Engineers. By size we mainly think of the dollar-size and (mostly correlated) the duration. A small project will have neither budget nor the need for many different positions and might have just one person in place for both the Planning Engineers’ tasks and the Project Controls Engineers’ tasks. On the other side, large projects have certainly the need for a complete project controls department, led by a (very) senior profile. It depends however on the company’s maturity to appreciate the value of such a department (ref. paragraph on company’s maturity below). On those larger projects, we typically see a clear distinction between the role of the Planning Engineer and Project Controls Engineer.
Other project criteria
Besides the phase and the size (dollars and time) of the project, the set-up – and therefore the roles of the Planning and the Project Controls Engineer(s) – also depends on criteria like the (strategic) importance of and the impact on the company, type of the project, client, risks, seniority of the project management, routinely vs innovative character, etc.
Company’s maturity regarding Project Controls
My colleagues and me, who get hired by many different clients, have experienced great differences between the clients’ approach towards project controls. The largest part of this is attributed to the company’s maturity in the field of project controls. We have even developed a so-called ‘maturity scan’ to help the client determining how ready they are to adopt some of the advanced techniques project controls makes possible. Both companies with a low and high level of maturity can greatly benefit from implementing formal project controls positions on their projects. This will however determine the actual role fulfilled by the planning and/or Project Controls Engineer. We’ve noticed that there is not such a large difference between both roles if the company isn’t very mature yet and is missing some experience and structure for an advanced project controls set-up. In this case, both roles will concentrate on developing the schedule and setting the baseline, applicable reporting regarding scheduling, instructing other project staff on how to provide input and read the schedule, and maintaining and progressing the schedule. Revision administration and administration on schedule and baseline changes will have to be done accurately. Scenario analyses will have to be made to ensure the best possible outcome of the project for the company.
If one deals with projects set up by companies which have more experience with project controls, a greater distinction becomes visible between different roles in the project controls department.
Typical responsibilities and daily tasks
Now we will talk about responsibilities and daily tasks for Planning and Project Controls Engineers. It is to be said that the depth in which those tasks are to be fulfilled depends of course on the seniority of the person filling in the role.
Planning Engineer
Typical responsibilities and daily tasks for Planning Engineers are:
a. General:
- Suggest appropriate tools for scheduling and reporting
- Understand and comply with tender or contract requirements
- Increase awareness of other project staff regarding providing input, calculations and estimations and comprehension of the output
b. Scheduling:
- Set up the WBS (and EPS or OBS where appropriate),
- Develop the schedule, including resources and costs if required
- Set the baseline
- Maintain and progress the schedule
c. Reporting:
- Report on the time aspects of the project
- Visualise and report on buffers / contingencies
- Communicate with the project management and the rest of the team
- Create S-curves
d. Analysing:
- Perform critical path analysis
- Create resource histograms and analyse
e. Administration:
- Administer schedule and baseline changes through logs and registers
- Maintain event-logs and issue-logs
Project Controls Engineer
In a previous blog post we have shown that project controls is more than scheduling. Project Controls Engineers are expected to have good understanding of all of the Planning Engineers’ responsibilities and tasks. It is mostly the size of the project that will define how distinct both roles are. On a small project, one person might be dealing with a combination of the tasks typically for planning and/or Project Controls Engineers – depending on the projects’ needs. On larger projects we might find several Planning and several Project Controls Engineers.
Typical responsibilities and daily tasks for Project Controls Engineers which are rarely considered to be (more junior) Planning Engineers’ responsibilities are:
a. Project Integration / Management
- (Assist in) setting up project controls systems, workflows, communications, reporting and reporting tools, administration
- Develop project controls guidelines
- Assess project value
- (Assist in) managing interfaces
- Assist in creating cash flow forecasts
- Watch over consistency of project controls-related data between different departments
- Support or perform cost control (for instance Earned Value Management)
b. Communicating:
- Communicate with external party’s project controls personnel (e.g. clients’)
c. Contract / Claims:
- (Assist in) developing tender or contract requirements
- Take up an advisory role in contract management
- Assist in claim management and dispute resolution
d. Analysing:
- Perform in-depth analyses (risk, scenario’s, what-if, etc.)
- Perform earned value analysis and manage
- Perform forensic analysis on time and cost aspects
e. Administration:
- Administer and manage change
- Administer and assist in managing handover of completed parts of the works
Some of these responsibilities require a senior profile and might be picked up by a Project Controls Manager rather than Engineer. The Project Controls Engineer can however assist in, and advise on many of these aspects.
Conclusion
Planning and Project Controls Engineers require many skills to comply with the widespread demands. If we boil it down and list up their responsibilities, we however discern some patterns: Planning Engineers fulfill roles which are often filled in by more junior profiles and deal with the basics of time control and administration, while Project Controls Engineers commonly require a more senior profile to deal with more in-depth analysis and additional aspects of project management. So far the theory, but how do you perceive this on the projects you’ve been involved in? Have you encountered a fully functional project controls department with clear distinction between the different roles? Or are the Planning and Project Controls Engineers more the jack of all, doing all kind of tasks no one else wants to do or lacks the skills for?
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Ao ler os intermináveis resultados de pesquisa ao preparar este artigo sobre o papel do Técnico de Planeamento e do Engenheiro de Controlo de Projetos, deparei-me com o website de uma empresa que demonstrava a sua urgente necessidade de pessoas para preencherem funções relacionadas com o controlo de projetos na sua organização. Estavam a recrutar para:
- Técnico de planeamento
- Gestor de planeamento
- Chefe de planeamento
- Controlador de Projetos
- Técnico de planeamento de Construção
- Técnico de planeamento Principal
- Técnico de planeamento Sénior
- Responsável de Planeamento
- Gestor de Controlo de Projetos
- Assistente de Planeamento
- Técnico de planeamento de Projetos
Isso deu-me a ideia de continuar a procurar posições de controlo de projetos que as empresas estavam a tentar preencher. Encontrei todas estas posições acima mencionadas, por vezes combinadas com termos como júnior, sénior, líder, responsável, gestor, integral ou outros perfis nos quais os nomes incluíam o termo 'custo', que também é considerado parte do controlo de projetos. Além disso, os termos escalonamento de projetos, planeamento e programa são usados como sinónimos uns dos outros - a localização geográfica é principalmente o fator determinante para a preferência por um destes termos. Aqui tive a validação para o tema deste artigo. Pessoas com talento e vontade de assumir uma destas posições são muito procuradas, mas muitas vezes essas posições e responsabilidades correspondentes não são muito conhecidas, principalmente em empresas ou projetos mais pequenos.
Algumas destas posições existem ao nível corporativo, onde o foco está na integração da atividade do projeto com a atividade corporativa, alinhando os objetivos do projeto com a estratégia da empresa ou, num nível mais prático, na implementação de pacotes de software, seguindo a coerência com as orientações e regulamentos corporativos, entre outros. No entanto, neste artigo, vamos focar no papel em projetos dos Técnicos de Planeamento e dos Engenheiros de Controlo de Projetos.
Fatores que afetam as responsabilidades e tarefas diárias
Fase do Projeto
Tanto o Técnico de Planeamento quanto o Engenheiro de Controlo de Projetos têm um papel crucial em todas as fases do ciclo de vida dos projetos, mas o foco pode variar dependendo da fase. No início, a sua assistência é necessária para determinar o tamanho (orçamento, duração, recursos, impacto na empresa ou outros intervenientes) de um possível projeto. Após a conclusão do projeto, ainda é necessária a sua contribuição para análises que levam à fundamentação de possíveis reclamações (tanto para apresentar como para contestar reclamações), ou mesmo para compilar informações para um relatório de 'fim de obra' muito valioso, mas muitas vezes omitido.
Tamanho do Projeto
O tamanho do projeto, é claro, terá um grande impacto no papel do Técnico de Planeamento e do Engenheiro de Controlo de Projetos. Por tamanho pensamos principalmente no valor monetário e, geralmente correlacionado, na duração. Um projeto pequeno não terá orçamento nem a necessidade de muitas posições diferentes e pode ter apenas uma pessoa para desempenhar tanto as tarefas do Técnico de Planeamento quanto as do Engenheiro de Controlo de Projetos. Por outro lado, projetos grandes certamente terão a necessidade de um departamento completo de controlo de projetos, liderado por um perfil (muito) sénior. No entanto, isso depende da maturidade da empresa em apreciar o valor de tal departamento (ver parágrafo sobre a maturidade da empresa abaixo). Em projetos maiores, normalmente vemos uma clara distinção entre o papel do Técnico de Planeamento e do Engenheiro de Controlo de Projetos.
Outros critérios do projeto
Além da fase e do tamanho (em termos de valor monetário e tempo) do projeto, a configuração - e, portanto, os papéis do Técnico de Planeamento e do Engenheiro de Controlo de Projetos - também dependem de critérios como a importância (estratégica) e o impacto na empresa, tipo de projeto, cliente, riscos, senioridade da gestão do projeto, caráter rotineiro vs. inovador, etc.
Maturidade da empresa em relação ao Controlo de Projetos
Os meus colegas e eu, que somos contratados por muitos clientes diferentes, temos experienciado grandes diferenças na abordagem dos clientes em relação ao controlo de projetos. A maior parte disso é atribuída à maturidade da empresa no campo do controlo de projetos. Desenvolvemos até um chamado 'scan de maturidade' para ajudar o cliente a determinar o quão preparado está para adotar algumas das técnicas avançadas que o controlo de projetos torna possível. Tanto empresas com baixo como com alto nível de maturidade podem beneficiar muito da implementação de posições formais de controlo de projetos nos seus projetos. No entanto, isso determinará o papel efetivamente desempenhado pelo Técnico de Planeamento e/ou pelo Engenheiro de Controlo de Projetos. Notámos que não há uma diferença tão grande entre ambos os papéis se a empresa ainda não for muito madura e faltar alguma experiência e estrutura para uma configuração avançada de controlo de projetos. Neste caso, ambos os papéis se concentrarão no desenvolvimento do planeamento e na definição da linha de base, relatórios aplicáveis sobre o cronograma de trabalhos, instrução de outros membros da equipa do projeto sobre como fornecer dados e ler o planeamento, e manutenção e progresso do mesmo. A administração da revisão e a administração das alterações ao planeamento e à linha de base terão de ser feitas com precisão. Serão necessárias análises de cenários para garantir o melhor resultado possível do projeto para a empresa.
Se lidar com projetos criados por empresas com mais experiência em controlo de projetos, torna-se visível uma maior distinção entre diferentes funções no departamento de controlo de projetos.
Responsabilidades e tarefas diárias típicas
Agora vamos falar das responsabilidades e tarefas diárias dos Técnicos de Planeamento e dos Engenheiros de Controlo de Projetos. Deve-se dizer que a profundidade com que essas tarefas são cumpridas depende, naturalmente, da senioridade da pessoa que ocupa o cargo.
Técnico de Planeamento
As responsabilidades e tarefas diárias típicas dos Técnicos de Planeamento são as seguintes:
a. Gerais:
- Sugerir ferramentas apropriadas para planeamento e relatórios
- Compreender e cumprir os requisitos de propostas ou contratos
- Aumentar a conscientização dos outros membros da equipa do projeto sobre a prestação de informações, cálculos e estimativas, e compreensão do resultado
b. Planeamento:
- Configurar o WBS (e, quando apropriado, o EPS ou OBS)
- Desenvolver o planeamento, incluindo recursos e custos, se necessário
- Definir a linha de base
- Manter e atualizar o planeamento
c. Relatórios:
- Relatar sobre os aspetos temporais do projeto
- Visualizar e relatar sobre buffers / contingências
- Comunicar com a gestão do projeto e o resto da equipa
- Criar curvas S
d. Análise:
- Realizar análise do caminho crítico (CPM)
- Criar histogramas de recursos e analisar
e. Administração:
- Administrar alterações no planeamento e na linha de base através de registos
- Manter registos de eventos e registos de problemas
Engenheiro de Controlo de Projetos
Num artigo anterior, demonstrámos que o controlo de projetos vai além do planeamento. Espera-se que os Engenheiros de Controlo de Projetos tenham um bom entendimento de todas as responsabilidades e tarefas dos Técnicos de Planeamento. É principalmente o tamanho do projeto que definirá o quão distintos são ambos os papéis. Num projeto pequeno, uma pessoa pode estar a lidar com uma combinação das tarefas tipicamente dos Técnicos de Planeamento e/ou dos Engenheiros de Controlo de Projetos - dependendo das necessidades do projeto. Em projetos maiores, podemos encontrar vários Técnicos de Planeamento e vários Engenheiros de Controlo de Projetos.
As responsabilidades e tarefas diárias típicas dos Engenheiros de Controlo de Projetos, que raramente são consideradas responsabilidades dos Técnicos de Planeamento (mais júnior), são as seguintes:
a. Integração / Gestão de Projeto
- (Assistir na) Configuração de sistemas de controlo de projetos, fluxos de trabalho, comunicações, relatórios e ferramentas de relatórios, e administração.
- Desenvolver diretrizes de controlo de projetos
- Avaliar o valor do projeto
- (Assistir na) Gestão de interfaces
- Assistir na criação de previsões de fluxo de caixa
- Garantir a consistência dos dados relacionados com o controlo de projetos entre diferentes departamentos
- Apoiar ou realizar o controlo de custos (por exemplo, Earned Value Management)
b. Comunicação:
- Comunicar com o pessoal de controlo de projetos de partes externas (por exemplo, clientes)
c. Contrato / Reclamações:
- (Assistir na) Elaboração de requisitos de propostas ou contratos
- Assumir um papel consultivo na gestão de contratos
- Assistir na gestão de reclamações e resolução de disputas
d. Análise:
- Realizar análises aprofundadas (risco, cenários, what-if, etc.)
- Realizar análise do EV e gestão
- Realizar análises forenses dos aspetos temporais e de custos
e. Administração:
- Administrar e gerir alterações
- Administrar e auxiliar na gestão da entrega de partes concluídas das obras
Algumas destas responsabilidades exigem um perfil sénior e podem ser assumidas por um Gestor de Controlo de Projetos em vez de um Engenheiro. No entanto, o Engenheiro de Controlo de Projetos pode ajudar e aconselhar em muitos destes aspetos.
Conclusão
Os Técnicos de Planeamento e os Engenheiros de Controlo de Projetos requerem muitas competências para cumprir com as amplas exigências. Se simplificarmos e listarmos as suas responsabilidades, no entanto, discernimos alguns padrões: os Técnicos de Planeamento desempenham funções que são frequentemente ocupadas por perfis mais júnior e lidam com o básico do controlo do tempo e da administração, enquanto os Engenheiros de Controlo de Projetos geralmente requerem um perfil mais sénior para lidar com análises mais aprofundadas e aspetos adicionais da gestão de projetos. Até que ponto esta teoria corresponde à realidade dos projetos em que estiveram envolvidos? Encontraram um departamento de controlo de projetos totalmente funcional com uma clara distinção entre os diferentes papéis? Ou são os Técnicos de Planeamento e Engenheiros de Controlo de Projetos mais versáteis, realizando todo tipo de tarefas que ninguém mais quer fazer ou não possui as competências necessárias?
Deixem-nos saber e participem numa discussão muito interessante!
