L'actualisation de l’avancement dans Primavera P6 en 7 étapes
Une fois qu’un planning de référence de bonne qualité a été établi et approuvé et que le projet a démarré, il faut commencer à suivre de près l'avancement du projet. Si c'est la première fois que vous devez actualiser un planning dans Primavera P6, cela peut s’avérer un véritable défi. Il y a différents paramètres cruciaux et quelques pièges à éviter au cours du processus d'actualisation.
La procédure que nous mettons à profit en tant qu'experts ne consiste pas simplement à appliquer les fonctions "Update Progress" ou "Apply Actuals" dans P6. Car malheureusement, ces fonctionnalités réduisent fortement le contrôle sur le planning.Dans les 7 étapes suivantes, nous allons vous guider à travers la méthode conseillée pour ajouter l’état d'avancement à votre planning.
Étape 1 : Établir un planning de référence
Afin de surveiller la performance de votre planning, il est essentiel d'établir un planning de référence comme point de repère pour votre projet. Il est toujours indiqué de sauvegarder le planning actuel comme référence avant de faire des changements. Lors de la définition du planning de référence, vous avez le choix entre 2 types :Le planning de référence du projet : il s’agit du planning du projet tel que convenu avec le client. Le planning de référence du projet est un programme fixe qui ne peut être modifié que par un contrôle des changements. L’avancement ne devrait pas être intégré à ce type de planning.
Le planning de référence de l'utilisateur : ce sont les plannings de référence - multiples et non officiels - que l'utilisateur peut créer pour mesurer les performances au fur et à mesure de l'avancement du projet. Il s'agit souvent de vues ‘instantanées’ du projet : une mise à jour précédente par exemple.
Une fois attribuées, les propriétés des plannings de références peuvent être visualisées, sous forme de colonnes avec les dates par activité et des barres dans un diagramme de Gantt, en même temps que le planning révisé. Cela permet de mieux comprendre les performances du planning pendant et après la mise à jour.
L'attribution d’un planning de référence dans P6 peut donner lieu à quelques erreurs. Une attention particulière est nécessaire pour les points suivants :
- Primavera P6 relie le planning actuel avec le planning de référence sur la base de l'ID de l'activité. Assurez-vous qu'aucune ID d'activité ne soit modifiée ou utilisée à nouveau.
- Faites attention quand vous choisissez de convertir un autre projet comme nouveau planning de référence, ce projet sera supprimé de votre EPS (Enterprise Project Structure). Vous pouvez choisir de le restaurer par la suite.
- Les dates et les barres de votre planning de référence ne s'affichent pas correctement ? Trouvez une solution à votre problème dans notre article sur les barres (au mauvais endroit) du planning de référence.
Étape 2 : Collecter les données de l’avancement
Ensuite, l’avancement est constaté et saisi dans l'outil. Ici, une feuille de données d'entrée bien documentée est la clé du succès. Recueillez toutes les informations nécessaires sur les activités prévues jusqu'à la date et l'heure limite. Votre progression s'étend jusqu'au vendredi inclus ? Dans ce cas, votre date de saisie doit être le samedi à 00h00.
Il existe deux outils utiles pour visualiser les activités actuellement planifiées dans la période précédant la date butoir :
- Utilisez la fonction P6 Progress Spotlight
- Créez un filtre anticipatif (look ahead) où le Remaining Early Start se situe dans une fourchette entre la date-de-collecte-des-données antérieures et la nouvelle date butoir.
Les données requises pour ces activités dépendent du statut de l'activité, comme le montre le tableau ci-dessous :
Quelques aspects à prendre en considération lors de la collecte des données d'avancement pour une mise à jour dans P6 :
- Assurez-vous que les dates réelles sont antérieures à la date butoir (Cut-Off Date).
- Le pourcentage d'avancement de l'activité peut être basé sur la durée, le pourcentage physique ou le pourcentage d'unités. Vous voulez en savoir plus sur le pourcentage d'avancement ? Consultez nos prochains articles.
Étape 3 : Saisir l’avancement
L'avancement de l'étape précédente peut maintenant être implémenté directement dans P6 dans le même ordre que le tableau précédent :
- Statut de l'activité
- Dates
- Pourcentage physique complété /Unités/Coûts/Dépenses (si applicable)
À ce stade, il se peut que votre planning n'ait pas l'air correct ; les durées et les dates ne semblent pas correspondre à la saisie, les relations ne sont pas respectées, etc..... Ne vous inquiétez pas, c'est normal à ce stade. Ne laissez pas cette situation vous effrayer.
Quelques aspects à considérer lors de la saisie de l'avancement dans P6 :
- Contrairement à MS Project, P6 ne recalcule pas lui-même la durée restante en fonction de la nouvelle date-de-collecte-des-données. La nouvelle durée restante ou la date de fin prévue doit être remplie manuellement.
- P6 ne vous permet pas d'insérer une certaine date de début ou de fin réelle ? Vérifiez le calendrier des activités et les dates.
- Les calculs des ressources dépendent du type de durée de l'activité et des paramètres d'affectation des ressources du projet dans le cadre des calculs de votre projet. Assurez-vous de vérifier ces paramètres lorsque la progression des ressources n'agit pas comme souhaité lors de l'ajout des unités/coûts réels.
Étape 4 : Refaire le planning basé sur la nouvelle date-de-collecte-des-données
Une fois que nous avons entré toutes nos données, il est temps d'appuyer sur F9 et d'entrer la nouvelle date-de-collecte-des-données, c'est-à-dire la date butoir. Primavera va reprogrammer les activités après la date-de-collecte-des-données en se basant sur la méthode du chemin critique.
Avant de considérer votre tâche terminée, vérifiez soigneusement les options de planification dans la fenêtre de planification.
Une option de planification spécifique aux projets en cours concerne la manière dont P6 doit traiter les activités hors séquence. Pour les activités hors séquence, vous pouvez choisir de "conserver la logique [Retained Logic]", d’"avancer sans tenir compte de la logique [Progress Override]" ou d'utiliser les "dates réelles [Actual Dates]". Dans notre article "Planification des activités en cours", nous expliquons plus en détail l'effet de cette fonction sur votre planning.
Les activités qui sont ‘hors séquence’ sont signalées dans le registre du planning. Ce registre signale également les irrégularités d'avancement, comme les activités dont les dates réelles sont postérieures à la date-de-collecte-des-données.
Étape 5 : Réviser le planning
Assurez-vous de bien vérifier le planning avant de poursuivre. Vérifiez si le planning est conforme aux données de votre fiche technique. Apportez des modifications si nécessaire et modifiez en fonction.
Après ce contrôle technique, effectuez également un contrôle de bon sens. Les activités réalisées ont-elles un sens et l'impact sur le planning futur est-il réaliste ? Les impacts importants sur le planning devraient pouvoir être expliqués.
Étape 6 : Rapportage
Maintenant que tout l’avancement est mis en œuvre et traité par le planning, les données sont à visualiser dans des représentations utiles qui facilitent l'analyse du planning. Les résultats créés à partir des plannings doivent permettre au chef de projet d'avoir une vision claire de la performance du projet et d'identifier les éventuels problèmes de planification qui nécessitent de l’attention.
Les possibilités de créer des présentations de l’avancement dans P6 sont infinies. Nous allons donner quelques exemples :
- Différences par rapport au planning de référence
- Critical activities
- Courbes en S des ressources
- Planning prévisionnel
- ….
Astuce : P6 dispose d'une ligne de progression qui indique les activités en retard sur le planning (à gauche de la ligne de la date-de-collecte-des-données) et les activités en avance sur le calendrier (à droite de la ligne de la date-de-collecte-des-données).
Étape 7 : Analyser
Après le suivi, un contrôle est nécessaire en analysant et en influençant notre projet. Pour contrôler correctement le projet, il faut faire preuve d'esprit critique et tirer des enseignements de l'analyse. Quelles sont les raisons pour lesquelles les activités prennent plus de temps ? Quelles activités sont moins performantes et en quoi le sont-elles ? Pourquoi les activités deviennent-elles critiques ? Utilisez ces connaissances pour avoir une meilleure compréhension et disposer de meilleures estimations pour l'avenir. En réévaluant le planning futur sur la base des connaissances acquises pendant l'exécution, les problèmes éventuels peuvent être identifiés et maîtrisés à un stade précoce.
Conclusion
Après avoir franchi avec succès ces 7 étapes, votre rapport d'avancement reflète les travaux exécutés et prévoit les travaux futurs. Sur la base de ce rapport d’avancement actualisé, les problèmes éventuels peuvent être identifiés et faire l'objet d'un plan d'atténuation. Cette analyse des modifications du planning fait partie de la phase de contrôle, de réévaluation et d'optimisation. Ces mesures entraîneront des changements dans le planning, tels que des ajustements des ressources, des liens logiques, des activités, etc. Cette procédure est appelée "la méthode de la demi-étape de la mise à jour et de l’analyse du planning" . Elle peut être considérée comme une révision basée, non pas sur l’avancement mais bien sur les connaissances acquises à partir du rapport de l’avancement (durées modifiées, activités ajoutées, relations entre les activités, ou autres facteurs qui ne sont pas l’avancement).
Vous disposez de connaissances supplémentaires relatives à l'actualisation de l'avancement que vous souhaitez partager avec nous ? Participez et faites-le nous savoir dans les commentaires ci-dessous !
Primavera P6 is the market leader in the project control industry to schedule and control large projects. How to setup an initial baseline schedule in P6 during the scheduling phase is a hot topic. The monitoring & control phase appears to be a less popular subject however equally, if not even more, important.