L'efficacité règne chez Durabrik grâce à Proove

Chez Durabrik, l'efficacité est devenue essentielle lorsqu’il s’agit de construire des logements de qualité et abordables dans un délai donné. La main-d'œuvre, les matériaux et les machines sont planifiés en détail, en fonction de la localisation et de la phase des projets de nouvelle construction et de rénovation. Comme Durabrik gère environ 350 chantiers de construction par an, des outils logiciels sont indispensables. Durabrik a donc installé Oracle Primavera P6, après avoir été conseillée par Primaned. « Après quatre ans, nous ne considérons plus cette solution comme un simple outil de planification. Elle est devenue un élément essentiel de nos processus », explique Vincent Coppije, responsable TIC.
Durabrik est devenu un nom familier sur le marché belge de la construction clés en main. Avec son autre marque, Victor, elle est spécialisée dans la rénovation et gère également une unité commerciale distincte pour l'achat de terrains, tandis que sa filiale EcoPuur offre son expertise pour l'installation de solutions énergétiques durables. Durabrik emploie 240 personnes sur 3 sites (Drongen, Kampenhout et Nevele), dont environ 100 ouvriers spécialisés dans les fondations, les gros œuvres et les toitures. Durabrik fait également appel à un vaste groupe de sous-traitants spécialisés pour la finition, la menuiserie, la décoration intérieure et les techniques.

Une application autonome ne répondait plus aux besoins

Depuis que Joost Callens est devenu CEO de Durabrik, l'entreprise a connu une forte croissance. EcoPuur gère environ 450 projets énergétiques par an, avec en moyenne 300 nouvelles constructions et 50 sites de rénovation qui viennent s’ajouter chaque année au portefeuille. Jusqu'en 2012, tous les travaux étaient gérés à l'aide du logiciel de planification autonome MS Project. Ce logiciel ne permettait toutefois pas de planifier les ressources à long terme au niveau de l'entreprise. Il en a résulté une surcapacité sur certains sites, alors que d'autres se sont avérés à court de main-d'œuvre. « Comme nous n'avions pas de vue d'ensemble, nous n’étions pas en mesure d’estimer la main-d'œuvre nécessaire », explique Vincent Coppije. « Nous ne savions pas non plus quelles seraient les ressources nécessaires au cours des mois suivants. Résultat : il arrivait régulièrement que nos sous-traitants se soient déjà engagés dans une autre mission, ce qui nous obligeait à trouver une autre solution (plus coûteuse) ».

En quête d'une plus grande efficacité

Le CEO de Durabrik souhaitait déjà automatiser la planification de manière drastique en 2010. « Il ne savait que trop bien que l'efficacité est la clé de la survie sur ce marché hautement concurrentiel », poursuit Vincent Coppije. « Déployer la main-d'œuvre au bon moment et pas plus longtemps que nécessaire permet à un développeur de projet d'offrir de la qualité à des prix abordables.
En Belgique, le coût de la main-d'œuvre peut en effet être fatal. Nous sommes également confrontés à des délais de plus en plus serrés, ce qui nous oblige à planifier dans les moindres détails. Mais les projets de construction ne sont pas statiques : des situations imprévues telles que les intempéries, une construction non planifiée et des problèmes et/ou ajustements techniques, la livraison tardive des matériaux, l'absentéisme, etc., peuvent provoquer des retards. Un planning doit être constamment mis à jour et le plus rapidement possible, d'autant plus qu'un nombre croissant de clients demandent un état d'avancement du projet qui soit à jour. Toutes ces raisons réunies nous ont incités à décider la mise en œuvre d’un nouvel outil de planification ».

Oracle Primavera, l’outil le plus approprié

Lors du choix du nouvel outil de planification, Durabrik ne s'est pas précipitée pour prendre une décision. Plusieurs applications ont été étudiées et testées, des visites de référence ont été organisées, finalisées par une phase de « démonstration de faisabilité ». « Primavera, introduit par Proove, s'est totalement démarqué », poursuit Vincent Coppije. « Ce package peut facilement gérer le volume de nos chantiers de construction. Comme il est très facile de définir différentes vues, nous avons une vue d'ensemble claire de tous les projets et ressources planifiés. La particularité de Primavera réside aussi dans la possibilité d'ouvrir la structure du projet au niveau du lotissement, du lot ou de l'unité de logement ».

Une valeur ajoutée lors de la mise en œuvre

Malgré sa grande flexibilité et sa convivialité, Oracle Primavera P6 n'est pas une application « plug and play ». « Sa mise en œuvre et la formation demandent un certain temps et une certaine énergie », explique Vincent Coppije. « Nous avons beaucoup appris durant cette phase. Proove n'est en effet pas un développeur de logiciels, mais un expert en contrôle de projet. Les consultants ont introduit les fonctionnalités d'Oracle Primavera de manière très efficace. En premier lieu, un certain nombre d'utilisateurs clés - chefs de projet, experts en informatique et contrôleur opérationnel - ont été formés à ce qu'Oracle Primavera peut offrir. Ensuite, un certain nombre d'ateliers ont été organisés dans le but de définir, conjointement avec les consultants, les besoins et la structure/les modèles de la planification. Ce qui était intéressant, c'est que Proove a identifié les failles dans notre façon de planifier, en même temps que les actions pratiques d'optimisation en vue de l'amélioration. Elle a même examiné la possibilité d'aligner le département d'ingénierie responsable de la commande des matériaux, les flux d'information vers et en provenance des sous-traitants, ainsi que l'intégration dans notre système ERP. Nous avons finalement obtenu une configuration d'intégration du système cohérente, avec des processus optimisés et alignés, ce qui nous a permis de réaliser une planification complète. Proove nous a également conseillé de centraliser nos tâches de planification, en répartissant le travail entre différents chefs de projet. Cette méthode de travail s'est déjà révélée d'une grande valeur stratégique. En cas de besoin, nous pouvons faire appel à d'autres planificateurs, plusieurs personnes étant devenues des experts en planification, et la planification est plus précise puisque les personnes impliquées sont proches du terrain ».

Comment cela fonctionne-t-il?

Lorsque les calculs pour un projet sont lancés, la planification est établie à l'aide d'un modèle Primavera. Le planificateur alloue ensuite des ressources au projet (personnel et sous-traitants), par « type de travail » : maçonnerie, électricité, fondations, CVC, etc. Le projet est ensuite lancé dans Oracle Primavera P6 en définissant la date de début des travaux proprement dits, à partir de laquelle le modèle planifie correctement toutes les activités (y compris les interdépendances). Chaque semaine, le planning est révisé en fonction des commentaires des responsables du site en ce qui concerne les travaux commencés, terminés ou replanifiés. Vincent Coppije : « Nos planificateurs doivent seulement vérifier les conflits de ressources et si tout le monde a suffisamment de travail dans le long terme. Si nécessaire, ils peuvent replanifier certaines activités. Après confirmation, le planning est chargé dans le système ERP, qui génère automatiquement des états d'avancement et des factures. Oracle Primavera P6 est également utilisé pour envoyer un planning détaillé des travaux aux sous-traitants. Un dernier élément est le lien avec le portail du client, qui permet aux clients de vérifier l'avancement du projet en détail, le tout basé sur la base de données Oracle Primavera P6 ».

Oracle Primavera soutient une croissance durable

Grâce à Oracle Primavera P6, Durabrik a réussi à consolider sa croissance sans avoir à engager du personnel au même rythme. « Comme nous maximisons l'efficacité de nos ressources, nous pouvons encore offrir une qualité abordable », explique Vincent Coppije. « Cela permet également aux sous-traitants de travailler plus efficacement, ce qui conduit à des partenariats sains. L'un des avantages majeurs d'Oracle Primavera P6, c’est que toutes les personnes concernées consultent la même version, évitant ainsi les discussions. Enfin, nous disposons désormais d'une vue d'ensemble globale, ce qui nous permet de détecter rapidement les conflits et de respecter plus facilement les délais. »

Des fonctionnalités supplémentaires dans le pipeline

Évidemment, Oracle Primavera P6 possède de nombreuses autres fonctionnalités, que Durabrik a choisi de ne pas encore mettre en œuvre. « Nous avions seulement besoin d'un outil de planification efficace », ajoute Vincent Coppije. « Cependant, plus on apprend à connaître le progiciel, plus on souhaite en tirer parti. C'est pourquoi nous envisageons maintenant d'étendre ses fonctionnalités. Nous avons par exemple ajouté les paramètres pour le département de rénovation. Avec Proove , nous testons également une app pour les membres de l'équipe, qui permet aux gestionnaires de sites de saisir les activités commencées, terminées ou replanifiées directement sur leur iPad ou leur smartphone. Cela permet une planification en temps réel et un déploiement encore plus efficace des ressources. Dans un avenir proche, nous avons également l'intention d'implémenter Oracle Primavera dans le département d'ingénierie, plus précisément pour la phase de préparation, y compris les commandes et les applications de construction, etc. Nous envisageons même d'inclure la procédure d’allotissement et les applications d'infrastructure routière. En d'autres termes : nous visons une planification à long terme totalement intégrée. Outre le fait de travailler de manière encore plus économiquement efficace, cela nous aidera également à démarrer le projet de manière plus stratégique, ce qui signifie en fait que nous pourrions utiliser en partie Oracle Primavera P6 pour la gestion du portefeuille. Oracle Primavera P6 est bien plus qu'un simple outil de planification. Ici, chez Durabrik, il est devenu essentiel pour maintenir notre position sur le marché ! ».